內容摘要： 當團隊優先追求敏捷性時，影子 IT 就會蓬勃發展。有效的管理方式必須從「全面禁止」轉向以「視覺化監控、快速審核及瀏覽器端管控」為核心的策略。
想像一下您的行銷主管將客戶數據庫上傳到一個未經審核的新 AI 工具來生成文案。這種情況點出了影子 IT (Shadow IT) 的核心挑戰。隨著 AI 與 SaaS 的興起，採用軟體的門檻幾乎降至零，導致約 71% 的員工曾在工作中使用未經批准的工具。
核心要點
- 員工使用未經批准的工具通常是為了提高效率，而非出於惡意。
- 網絡流量的視覺化可視性是保障安全不可或缺的前提。
- 嚴格的禁止政策會營造隱瞞文化，反而增加安全風險。
- 建立新軟體的快速審核流程能鼓勵員工合作與透明化。
- 現代化的瀏覽器安全工具可實施數據管控，且不影響使用者體驗。
影子 IT 的定義
影子 IT 指的是員工在未經 IT 部門明確知情或批准的情況下，在組織內使用硬體、軟體或雲端服務。這涵蓋了從個人筆電到未經驗證的 SaaS 訂閱和雲端儲存空間。為何員工會轉向未經授權的工具
員工極少是為了造成傷害才使用未經授權的 App；他們是為了克服工作流程中的阻礙。如果一項業務關鍵任務（例如檔案轉換）透過官方管道需要 48 小時，但透過未經批准的網站只需 30 秒，使用者必然會選擇速度。如今，軟體採購的阻礙已消失——採用現代軟體就像註冊免費電子郵件一樣簡單。隱藏的安全風險
雖然初衷是為了生產力，但對安全團隊而言，結果往往是一場噩夢。主要風險包括：數據外洩： 專有程式碼或客戶數據可能被儲存在隱私法律鬆散的地區，或被用於訓練公共 AI 模型。
攻擊面擴大： IT 部門無法修補、監控或保護他們毫不知情的工具。
合規失效： 若不知道數據儲存在何處，組織就無法滿足法規監管要求。
權限殘留： 未經授權的工具極少與中央 IAM 系統整合，這意味著離職員工可能無限期保留存取權限。
「核准靈活性」策略
「只會說不的部門」模式已經失敗。封鎖一切只會將影子 IT 推向更陰暗的角落，讓您完全失去可視性。相反地，應將影子 IT 視為一種訊號：它確切地告訴您官方工具在哪些方面未能滿足員工需求。透過提供頂級的官方替代方案，並為新請求建立審核「快車道」，將這些工具帶入受控範圍。管理影子 IT 的 7 個實戰方法
- 部署偵測工具： 使用監控工具分析日誌，識別網絡上運行的每個 SaaS App。
- 進行風險分類： 根據風險等級對 App 進行分類。優先處理涉及敏感數據的工具。
- 加快審核速度： 為低風險工具建立輕量化的安全審查，將時程縮短至數天而非數月。
- 使用瀏覽器提醒： 實施企業瀏覽器，在使用者存取未授權工具時發出警報並建議官方替代方案。
- 利用 CASB： 使用雲端存取安全代理 (CASB) 對通往雲端 App 的流量強制執行數據外洩防護 (DLP)。
- 發起自我申報計畫： 提供「寬限期」，讓員工列出他們喜愛的工具而不用擔心受罰，藉此發覺自動化掃描可能遺漏的業務流程。
- 整合冗餘應用： 若有五個工具在做同樣的事，請標準化其中一個並封鎖其餘工具，以簡化安全架構。
長期治理
影子 IT 管理是一種工作型態的改變，而非一次性的清理。它需要每季度進行 SaaS 盤點以找出「殭屍帳戶」，並持續進行安全意識培訓。教育員工「免費」軟體通常意味著公司正在用數據付費。當團隊理解風險後，他們將成為安全的夥伴而非對手。NordLayer 如何提供協助
NordLayer 針對分散式工作環境提供精細的管控。透過在瀏覽器端強制執行政策，組織可以即時偵測未經授權的 SaaS 使用情況，並在不影響設備速度的情況下實施 DLP 規則。在保障生產力的同時，鎖定您的關鍵數據。關於 NordLayer
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